在上一篇文章中，我們談到了讓團隊適量參與決策過程的重要性，講到如果培養出團隊的信任感與親密度，自然而然就能讓後續的工作更加事半功倍。

不過，這只是一個開端而已。

雖然我們成功提升了大家之間的好感度，但如果想要深化這個關係、讓每個人都能愉快地在完成專案的道路上同行，直到如期完成最終交付的話，毫不誇張地說，這當中 PM 的「溝通」技巧與品質的好壞，與專案的成功與否有最直接的關係。

那麼，一個擁有良好溝通能力的 PM，能做到那些事情呢？

明確傳達專案目標和期望

在專案的初期，PM 最重要的任務之一，就是要確保所有團隊成員都清楚了解專案的整體目標和各自的職責，這樣每個人都能明白自己在專案中的角色，並且知道如何為達成目標而努力。在這個過程裏頭，PM 可以使用各種工具來幫助傳達這些訊息，比如簡報、任務列表和專案管理軟體等等。

所以聽起來就是幫忙傳話嗎？那這樣感覺好像不難，對吧？但這時一個 PM 是否優秀，在這個環節當中就會開始顯現出來。

因為資訊傳播的過程中，充斥著各種噪音(Noice)，經常造成接收方的資訊失真，導致所產生的解讀可能完全不同，因此溝通就容易造成許多誤會與問題。據統計，當人類在用語言傳達資訊，通常接收方能收到的資料量大約只剩5成左右！(如下圖所示)

所以一個普通的 PM，通常最多能做到的是使用學過的管理方法、工具及軟體來公布專案的各種大小目標、以及說明不同團員之間的角色差異這樣而已。

而一個優秀的 PM，則會再進一步去確認每個與會者是否有清晰的理解，來盡量避免團隊成員對目標的解讀錯誤；此外還會定期重申與提醒團隊，專案所需要達成的目標、並隨時留意與拉回偏離目標軌道的團隊成員。

此外在專案進行中持續給予有用的回饋，也是維持溝通品質所要下的功夫。

PM 應該經常告訴團隊成員他們做得如何，包括稱讚做得好的地方，以及提出可以改進的建議。這樣做不僅能讓團隊感到被重視，還能幫助每個人朝著正確的方向一同前進。

掌握何時進行問題升級

專案管理的過程中難免有遇到問題和挑戰的時候，有時這些問題會可能超出團隊的能力範圍，需要向上級管理層求助。這時 PM 要有足夠的判斷力，知道何時該升級問題，並提出可行的解決方案。

而這樣的判斷能力對於 PM 來說可以說是必要的。因為不管是太早或太頻繁地向上級求助，還是硬撐著不求助最後造成重大問題，都會對專案造成負面影響。前者可能會讓管理層認為你無法獨立處理問題，而後者則可能會讓小問題惡化、影響的範圍擴大，甚至造成整個專案失控。

準確評估問題的嚴重程度

所以 PM 得要學會如何準確評估問題的嚴重程度，才能隨時決定要用什麼樣的力道去有彈性地處理。這時我們可以從這些方向下去思考：

• 影響範圍：這個問題會影響到多少人？是只有少數使用者，還是整個團隊、甚至整個公司都會受到影響？
• 緊急程度：這個問題需要在多久時間內解決？是需要立即處理，還是可以延後幾天再處理？
• 後果嚴重度：如果不及時處理這個問題，會造成什麼樣的後果？是會影響專案進度、預算，還是會損害公司聲譽？

你可以試著將問題套入以上三個指標，並給予不同的分數，就能大致判斷出問題的嚴重程度到哪邊，也讓你更有底氣做出相對應的決策及處置。

向上呈報的時機與方法

當我們判斷後，確認問題已經超出 PM 和團隊既有的能力範圍時，千萬不能死撐，一定要抓緊時機向上呈報，尋求上級的支援。但向上呈報不是一味地把問題丟給上級就可以了，而是要展現出我們已經嘗試解決問題的誠意，並提供具體且有條理的資訊和建議方案。

首先，善用我們的組織能力搭配適合當下情境的工具，可以讓事情的來龍去脈更清晰易懂。

比如我們可以利用甘特圖呈現問題對專案進度的影響、使用風險管理矩陣說明問題的嚴重程度和緊急程度；或者利用協作平台將收集到的資料、分析結果和建議方案整理成文件，並分享給上級主管...等。

但不管我們用的工具是什麼，目的都是要讓主管不需要再花太多時間就能掌握大致狀況，讓我們能夠更快得到及時的支援。

• 準備充足的資料： 在向上呈報前，你需要先收集相關資料，例如問題描述、影響分析、可能的解決方案等，讓上級能快速了解狀況。
• 選擇適當的溝通方式： 根據問題的緊急程度和嚴重性，選擇面對面報告、電話會議或 email 等不同的溝通方式。
• 提出具體的解決方案： 不要只是把問題丟給上級，而是要提出你自己的想法和建議，展現出你積極解決問題的態度。

接下來，在獲取幫助的過程中，主動追蹤與回報問題處理進度也是非常重要的。

我們可以在呈報問題時，就預先設定好追蹤的時間點和方式，並定期向主管回報最新狀況。這樣不只展現了我們的責任感，也能讓上級對事件更加有掌握感，進而提升幫助我們的信心與意願。

當事情成功告一段落之後，(如果主管許可的話) 我們還可以根據這次的經驗，來改善原先的作業流程或制定一套應對方法。這樣可以幫助我們在未來能更有效率地處理類似問題，進而達到提升整體專案管理效率的效果。

結語

對一位PM來說，掌握有效的溝通方式 (例如明確傳達專案目標、積極聆聽團隊成員的想法、以及適時給予回饋等)，是建立團隊共識一定要拿到的基本分。而良好的組織能力，則能幫助你做好縱向的溝通，讓團隊更有效率地完成目標，進一步提升團隊默契。

但如果只是具備這些專業能力，可能還不足以打造出真正高效且凝聚力強的團隊。PM 真正的成功，得要回歸到能否與團隊成員建立起真誠而互信的關係。

‍花時間去了解你的團隊成員，關心他們的近況，並在他們需要的時候伸出援手。當團隊成員感受到 PM 的真誠與關懷時，他們自然也會更願意付出自己的熱情，並為團隊目標共同努力。