對大多數的專案經理（PM）來說，每次在專案開始前的 team building 真是讓人又愛又煩惱。
雖說大部分的公司都有提供一定的資源與流程幫助，讓這件事情變得容易一些，比如定期提供團建聚餐的預算、發起各種小型團康、甚至到高級渡假村舉辦合宿衝刺營…等。但一個專案能否開得漂亮，與公司提供的這些資源豪不豪華，真的有直接的關係嗎？
答案是：不一定。
雖然對 PM 與團隊而言，有充足的預算作為後盾確實是一件很好的事，但其實我們心裡都知道，這可不是隨便誰拿了公司的預算，都能辦好的事情。
因為這些活動雖然立意良善，但如果弄一個不好很容易變得流於形式，別說增加親密度與信任感了，能夠不額外增加團員們的心理負擔 (假日還得「被綁來」參加美其名為福利的活動)，就已經阿彌陀佛了。
然而有的 PM 他就是比較會帶，這樣的 PM 看起來沒什麼特別、平常好像也沒有比較晚下班，但他卻可以在相同 (甚至更少) 的資源條件下，用更快的速度與一個互不熟悉的陌生團隊建立起良善的合作關係，大大提升接下來專案的成功機率。為什麼會這樣？這裡面有什麼訣竅嗎？
啟動對話的第一步：建立信任
對於一個有經驗的領導者來說，如果想要從零建立起團隊信任感的話，只靠工作上那些正式的會議或活動會顯得很沒有效率。反而那些不那麼正式、感覺比較日常的正向互動和溝通，能在合作初期發揮更大的作用。
所以同理可知，作為一名 PM，要懂得如何利用這些非正式的時刻來了解每位團隊成員的需求、願望和擔憂。這些都是非常重要的，因為它們可以在後續的專案過程中，讓團隊成員感覺到他們的聲音被聽見，他們對專案成功的承諾和責任感也會逐漸被培養起來。
討論過程中的決策參與：構築歸屬感
當我們成功消除團隊成員們的陌生感、並能使大家都願意開口做簡單的互動之後，我們便需要開始思考，如何可以協助大家能對我們這個新團隊產生歸屬感。
最具體且有效的方式，就是做為專案經理，我們可以在每一次討論和會議中，在不違背專案的主要目標與資源框架下，適當地讓團隊成員參與到決策的過程。當團隊成員開始感到「誒？我的心聲好像真的有被傾聽」時，他們自然會對手上的任務更加投入、也會對出來的結果是否理想感到更關心。
而如果想要產生這樣的效果，就不能只是讓大家在會議中發發言而已，而是要讓他們感受到，原來自己也屬於參與到決策的形成過程之中的一環 (即使只是很小很小的一部分)。
比如說在設置專案的初期，PM 除了可以主動邀請團隊共同討論目標設定和任務分配、鼓勵團隊成員提出自己的想法和建議之外，還要真誠地將這些建議納入考慮，並在認真思考後通知大家這些建議之所以受採納/不受採納的原因。
事先保留收集反饋和調整的空間
我們都知道，不管我們在專案開始前的規畫有多麼完善，等到實際將專案啟動之後，總是會遇到各種各樣不預期的變動和風險。這時我們難免會時不時地對專案進行微調，讓事情能進行得更順利。
而對站在第一線處理這些專案任務的團隊成員們來說，為了推進案子而改變 (或不改變) 原訂計畫的任何部份，都可能給他們帶來各種不便以及額外的工作負擔。所以，如何讓團隊在面對可能的變動時所產生的牴觸感降到最低、甚至轉為支持的態度，對於專案是否能成功地如期交付就顯得格外重要。
那要怎麼做呢？
我們可以在專案開始之前，就先設置好若干個檢查點，讓團隊事先有個心理準備「這個案子本來每個階段都可能會有些許變動」。比如：
- 傳統的例行會議 (比如週會或月會等)
- 或是功能取向，比如以 components, features 來劃分
- 也有用完成度 (比如完成百分比、或事先設置好的 milestones)、敏捷衝刺 (sprint) 的周期等方式來切，只要事先有約定好即可
然後在專案進行的各個階段，PM 要每天持續不停地收集來自團隊的聲音，大家都碰到了甚麼問題？人力與資源是否充足？有沒有溝通不暢或是不愉快的地方？…等等。並根據這些反饋進行必要的調整。讓每個成員都知道，PM 在中途做的各項調整，立意都是為了能讓大家事情順利 (而不是不食人間煙火的在找麻煩)。
而調整的時機上，比較理想的做法則是盡量在約定好的這些時間點來進行，當發生改動的頻率與幅度對團隊來說是可預期的，對所有人來講的安全感會提升很多，配合度也會較高。
總結
想要一開始就能讓互不熟悉的團隊產生凝聚力確實是很困難的事情，除了透過舉辦簡單輕鬆聚會，讓大家有機會相互熟悉之外，我們還能夠透過讓團隊適量參與決策過程、持續收集成員需求與困難的方式，讓 PM 不僅能夠培養團隊的負責性和親密性，也能大大地減少未來產生誤解或發生對立的可能，進而提昇專案成功的機率。
雖然這種策略在專案啟動之前~啟動初期之間，需要 PM 在溝通和引導上投入比較多的心力，但後續能帶來的工作效率提升和團隊滿意度的增加，進而自然而然真正達到「事半功倍」的效果，還是非常划算的。^^
