哈囉大家好~ 繼先前發表了幾篇關於PM的文章後，有些專業領域屬於專案管理之外的讀者朋友，對自己公司內常見到的PM角色感到好奇，並詢問道：
每天在公司裡面看到的PM，好像就是走來走去、對大家指手畫腳而已，像是 Jira、Asana 阿這些管理task、紀錄issue細節的工具，大部分好像也都是實際有在做開發或設計等其他成員在填寫... 那這樣，PM 他們究竟要做什麼呢？
辦公室裡的都市傳說: 到處都是的神祕PM
不少職場朋友可能都對「PM」這兩個字有點過敏，光是想到就能讓人不自覺地打起冷顫。
他們來無影、去無蹤，會突然從辦公室隔間、茶水間、廁所和電梯間冷不防冒出來逼問進度；好像生性喜歡開會、動不動就要開個週會講些不知人間疾苦(?)的言論，順便附贈「遠大」的工作目標... 確實是一種不太討喜的角色XD
而要拆解PM的工作本質，我們就得先知道PM的工作內容具體都是些什麼。我們常說的「PM」，根據職級、業務類型、組織型態等分為好幾種，而大部分基層職員比較容易接觸到的PM職稱，通常是 Project Manager(專案經理) 或 Product Manager(產品經理)這兩種，其中最普遍的，則是Project Manager，也就是專責管理專案的人。
(接下來我在這篇文章當中提到的PM，將專門探討 project manager/PjM，關於其他類型的PM介紹，可以參考這篇: PM的分類)
那「專案管理」是甚麼？簡單來說，專案就是為了達成某個目標而需要完成的一系列任務，具有明確的開始和結束時間，以及一組獨特的交付成果。要達成這些目標，需要仔細的規劃和協作，確保專案能按計劃和預算完成。這就是專案管理的作用。
現在我們知道，PM在大部分的情況下，是被聘請來專門管理專案的。為了做到PM的職責，他必須：
- 釐清專案目標：有時候客戶及老闆的需求比較發散或不明確(可能會看起來像個模糊的願景)，PM需要反覆與之確認及文字化，並取得管理層的共識以及書面認同。
- 分析及掌握目標規模：取得目標後，PM需要查找各式文件、請教專家前輩、田野調查等，進而掌握利害關係、風險等級、粗略所需要的資源與預算、以及預估的施作範疇(scope)。
- 爭取資源及盤點限制：撰寫(或協助撰寫)預算報告、爭取正式且合理的金錢、軟硬體設備、人力資源、時間等，以及遭遇的限制各是那些。
- 設計實施計畫：PM需要將目標進行任務分解、設置中途里程碑與檢查點、安排任務間的先後次序(priority)及相依性(dependency)、設計利害關係人處理對策與組織分工、制定溝通頻次與資訊傳播方式、編寫與謄打所需專案文件、設置成果允收標準、以及隨時根據現實限制條件調整計畫等。
- 環境設定：根據PM的專業素養與經驗，挑選專案規模與複雜度挑選合適的專案管理系統、任務管理工具、協調採購與IT同仁準備相應軟硬體環境、跑簽核流程等。
- 執行專案任務：主持開案說明會(kick-off)、常規會議(比如週會、1-on-1等)、隨時檢查(和push)進度是否如期進行、確認所需記錄與文件隨時保持完整更新、防範專案執行方向偏移與範圍蠕變(scope creep)、觀察與設法控制利害關係人動向、風險減輕/規避/與控制等。<---大部分職員只能看到PM正在執行這一步
- 交付專案成果、結案：將所有專案結果整合後交付、明列各有關人員的最終分工及功勞歸屬、撰寫結案報告、專案文件及資料封存
看到這裡我們可以發現，其實在我們看不到的時候，PM所要操煩的事情還真不少。他們雖然也是「經理」的一種，卻通常沒有直接的管理職權，這就是為什麼，我們經常能看到PM四處奔波溝通協調(我比較喜歡自嘲這是到處盧到處凹XD) 的身影。
專案管理重要在哪？
其實每個人每天都在當PM
其實我們每個人從小到大都有主持過專案喔，而且還可能主持過很多個！
怎麼說呢？前面我們說過，專案就是為了達成某個目標而需要完成的一系列任務，具有明確的：
- 開始時間
- 結束時間
- 一組獨特的交付成果
所以任何能完全滿足這些條件的事件，無論規模大小都能夠稱作是一個不折不扣的專案，比如：
如何？看到這個表格，是不是感到很熟悉？只是，雖然上面的表格寫得很簡單，但我們都知道執行起來沒有這麼容易，有很多細節要規劃、還要想辦法取得資源、與人協調、並要時時確保準備進度都有跟上才可能成功。
比如考駕照前要先詳讀考試規章、取得應試資格，並想辦法每周騰出一些時間，來規劃好幾個時段讀書、寫模擬題，還要找有機車的朋友借車子、敲時間，又要拜託會騎的人撥出時間教你、還要找到合適又安全的場地、多練習幾次才行。考試前一天的睡眠與當天的飲食也得好好規劃，應試的工具和證件要帶齊，前往考場的交通路線要事先調查好、確保能夠準時抵達考場，到了那裏還要調整好心情才能有好的作答品質，進而順利通過考試、取得駕照。
所以專案管理是應用知識(必須具備看懂題庫與報名簡章的基礎中文能力)、技能(要有能尋找與調動資源、調控準備時程以及與他人互相配合的能力)、工具(需要有必備的機車和應試工具)和技術(要在過程中讀熟題庫與學會騎機車)，以滿足專案要求和達成預期目標的過程。一個良好管理的專案不僅能在預定時間內完成其指定的交付範圍及品質，而且還能控制在預算範圍內。
而專案管理不僅適用於像考駕照這樣的小型專案，也同樣重要於牽涉到多人協作、組織制度和利害關係都複雜得多的大型專案 (只是難度與複雜度將會比考機車駕照大得多)。這時如果能有一個專門照顧這類大型專案、並時時為它看顧與奔走的稱職PM，就顯得格外重要。
管理良好的專案 vs 管理不善的專案
那麼，一個專案管理得好、跟管理得不好，差距能有多大呢？甚麼樣的 PM 算是 PM 當中的佼佼者呢？
根據 美國專案管理協會(PMI)在去年的最新統計顯示，受到妥善管理的專案，其成功交付的比率高達92%；而遭受無效管理或錯誤管理的專案，則只有32%的專案成功率。除此之外，擁有良好專案管理制度與風氣的公司組織，其資金利用率也更好、需要負擔的管理不善衍伸成本也更小。
所以，專案管理並不僅僅是一個“指手畫腳”的角色，而是一個確保專案成功，並最大化組織價值的重要工作。不論對於專案中的其他成員、或是組織管理者、雇主、甚至客戶及股東而言，PM都是個不可或缺的角色。
讀到這裡，希望能讓你對於專案管理在組織中的重要性有了不一樣的新想法。而當我們下次又看到 PM 正在忙碌地規劃、協調和管理專案的身影時，也許能夠對他們的工作有更多的讚賞和理解。至於一個優秀的PM身上會有甚麼樣的特質，以及我們該如何判別一個PM的強項與弱勢能力分布是如何的呢？這就說來話長了，我再另外寫篇新文章專門探討這個主題吧！
