在前幾篇文章裡，我們分別探討了如何讓團隊適量參與決策過程、掌握溝通的關鍵、以及該怎麼為自己的團隊建立能夠靈活應對不確定性的保護網。但即使我們做好了這些準備，專案進行中仍然會遇到許多不明朗的局面。這時候，PM 的領導力就顯得格外重要了。

面對「不明確」的挑戰

專案管理中最大的挑戰之一，就是如何處理各種模糊或不明確的情況。麻煩的是，這種不確定性可以發生在任何地方，它可能來自於目標、需求、時程、願景，或是其他與專案相關的所有想得到、和想不到的任意領域。

在這種時候，團隊很容易會瀰漫一種不安的氣氛，就特別需要PM做一個能在迷霧當中指路的人。

而所謂的「不明確」通常會發生在哪裡呢？以我過去帶領專案的經驗，這些通常不會是一整塊、很明顯地直接出現在面前，而是隱蔽在各處看似充滿確定性的角落裡。

• 目標不明確：客戶說「我們想要一個更好的使用者體驗」，但沒有具體定義什麼是「更好」
• 需求不明確：產品規格書中只寫「系統要能快速回應」，但沒有定義具體的回應時間標準
• 時程不明確：上游團隊無法確定何時能完成他們的部分，導致下游工作時程難以安排
• 資源不明確：不確定專案期間是否能獲得足夠的預算或人力支援、或是資源的提供時有時無
• 相依性不明確：不清楚專案與其他團隊或系統的相依關係，造成後續整合溝通、權責歸屬困難

除了常見的目標、需求、時程、資源之外，最容易造成認知分歧、最抽象、也最容易被忽略應該要被好好檢視的，則是各種「相依性」。

在這些情況下，PM 需要維持冷靜的態度，同時展現同理心來理解團隊的擔憂，並且清楚地溝通已知的確定事項，幫助團隊在不確定中找到方向。

保持冷靜的態度

當專案充滿不確定性時，PM 的態度會直接影響整個團隊的氣氛。

如果 PM 表現得慌亂或焦躁，團隊成員很容易就會被這種情緒感染，進而影響工作效率。相反的，如果 PM 能夠以優雅沉著的態度面對挑戰，團隊也會更有信心地跟隨下去。

可是畢竟我們都不是專業的演員，如果我們內心慌亂，再怎麼演那個「優雅沉著的態度」都不會像的。如果想讓自己真正冷靜下來，最重要的就是先設法掌握目前的情況。當我們對現在發生的事情有基本了解後，就能自然地展現出沉穩的態度來安撫團隊了。

展現同理心的重要性

當團隊成員因為專案方向不明確而感到焦慮，或是因為需求一直變動而感到挫折時，身為一個專案經理，我們必須要能夠理解團隊成員在面對不確定性時的想法和感受，並適時給予實務與情感面的支持。

首先我們優先要確認的，便是如何能辨識跟消除這些不確定性，從根本上移除令團隊感到不安的因素是最有效的。但萬一我們遇到因為職權或影響力層級不足，而只能做有限度的改善時，也應該盡量避免一開口就粗魯地要求他們接受現狀，而是要讓他們知道：「我理解大家的困境，(即使可能效果有限，) 我 (也) 會盡我所能地提供支援。」

如果放著不管，這樣的負面氛圍很容易在成員之間反覆發酵而逐步擴大，造成集體的恐慌與焦慮，此時要進行理性溝通就不太容易了。

清晰溝通的藝術

找出不確定中的「確定」

在充滿不確定性的專案中，最重要的是要讓團隊清楚知道「什麼是確定的」。

比如說，即使專案的某些細節還在變動中，但是最終目標、核心價值、或是某些關鍵里程碑可能是已經確定的。這時我們要做的，就是將這些確定的部分清楚地傳達給團隊，讓他們至少能夠掌握住一些確定的方向。

有自信地做出決策

在模糊不清的情況下做決策本來就不容易，但更困難的是要堅持、相信自己的這個決策。

有時候，PM 可能會因為擔心決策的正確性，而在團隊面前表現出猶豫不決的態度。這反而會讓團隊更加不安。所以，一旦做出決定，就要展現出為自己的決定負責的態度，並執行下去。

如果後續真的需要改變方向，則要清楚地向團隊說明這是因為「發生了某些變動，所必須調整的方針」，這樣開放透明的做法，反而相對上更能讓團隊接受。

善用團隊的專業知識

集體智慧的力量

每個團隊成員都有其專業領域，而這些專業知識正是我們在面對不確定性時最寶貴的資源。我們可以透過團隊討論的方式，讓每個人基於自己的專業領域，分享對專案各個面向的理解和看法。

這樣不只能幫助我們更清楚地了解現況，也能讓團隊成員感受到自己的專業受到重視，進而更願意投入眼前這個專案。

未知的探索

在確認了「我們知道什麼」之後，接下來就是要討論「我們還不知道什麼」。在這個步驟裡，我們需要團隊成員一起列出所有可能的未知領域，包括技術上的不確定性、市場反應的預測、以及潛在的風險等。

這個過程可能會讓人感到不安，但它其實是很重要的一步。因為盡量將未知事項給具體化，我們才可以更有系統地規劃資訊收集的方向，並為可能發生的各種情況做好準備，而且也可以進一步幫助團隊在面對不確定性時，能夠保持著客觀和理性的態度來處理。

結語

在專案管理中，實在是無法完全避免遇到這種需要處理不明朗局面的時候。但是一個優秀的 PM 不是要消除所有的不確定性，而是要能夠在這些不確定性中，展現出足夠的領導力，帶領團隊一步一步地往前走。

這就需要我們在前面幾篇文章中提到的各種能力，比如讓團隊參與決策的智慧、清晰有效的溝通技巧、以及靈活應對變化的能力...等等。將這些能力整合運用之後，可以很大程度的幫助我們扮演好一個能夠帶領團隊穿越迷霧的領導者。

希望這個系列的文章能夠幫助你在面對各種挑戰時，都能找到適合的方法來帶領你的團隊，祝福 :)