在前兩篇文章中，我們分別探討了如何讓團隊適量參與決策過程、以及掌握溝通的關鍵，這些都是為了讓團隊能夠在專案進行時，更容易達成共識並且事半功倍。但是，光有這些還不夠。因為不管我們的規劃有多麼完善，在專案進行的過程中，還是難免會遇到各種各樣的不確定性和變動。

靈活性：專案經理最重要的生存技能

做為一名專案經理，與其說保持靈活性是一種能力，可能更像是種生存必備的技能吧。因為專案的本質就是充滿了不確定性，即使事前準備再多的文件與合約，我們還是永遠無法預測所有可能發生的狀況。

但這不代表我們就只能被動等待問題自己發生，反而我們可以透過建立一些保護機制，來降低這些不確定性帶來的衝擊，讓團隊能夠更安心地把注意力放在眼前的任務上。

建立三層保護網

第一層：評估外部限制

首先在專案規劃階段，我們就必須將各種外部因素納入考量。有些可能看似理所當然的事情，如果沒有事先規劃好，常會在專案進行中造成意想不到的影響。

比如假設我們預計要一天生產兩倍的運動飲料，不能只是規劃材料與容器要準備兩倍就好，還要考慮廠房的產能有沒有可能可以提供到兩倍...等等。

其餘還有各種來自環境、天氣、基礎建設、政策影響這些外部限制，都需要事先考慮進去。

第二層：風險與挑戰的預防

除了外部限制之外，我們還需要評估可能發生的風險和挑戰。比如說：如果團隊中有人突然生病或離職了怎麼辦？我們能在公司內部找到替代人選嗎？如果不行，是否有其他替代方案？

一個好的做法是，在專案開始前就先準備一份「應急清單」，列出各種可能發生的狀況，以及相對應的解決方案。這樣當問題真的發生時，我們就能夠快速反應，而不是手忙腳亂。

第三層：時間緩衝的設計

在專案管理中，有一個重要的概念叫做「浮動時間」(Float)。它是指當一個任務延後開始時，在不影響整個專案完成期限的情況下，最多可以延遲多久。

透過合理地設計浮動時間，我們可以為專案建立一個時間上的緩衝區，讓團隊在面對突發狀況時，有更多的彈性來調整。

從被動應對到主動預防

光是建立保護網還不夠，我們還需要定期檢視這些機制是否還能發揮作用。因為隨著專案的進行，原本設定的保護機制可能隨時會因為各種因素而失效。

比如說，原本預留的浮動時間可能因為前面的任務延遲而被消耗掉，或是原本列在應急清單上的替代人選可能已經不再適用 (比如轉調、離職、或突然增加工作負擔等)。所以，我們需要定期檢視這些機制，並且適時地對它進行調整。

小結

雖然在專案管理中，不確定性是無法完全避免的。但是透過建立完善的保護網，我們可以讓團隊在面對各種挑戰時，能夠更有信心地往前推進。

而這樣的保護網，不僅能讓團隊更安心地專注在眼前的任務上，也能讓整個專案的進行更加順暢。畢竟，一個好的專案經理，不只是要會帶領團隊前進，更要能夠為團隊創造一個安全的工作環境。

但凡事都有萬一，如果即使我們做了這麼多準備，專案還是遇到重大變動或情況真的不明朗的時候，又該怎麼辦呢？別擔心，我們在 下一篇 當中，將進一步探討這個問題，看看如何在面對不確定性的局面時，還能展現有效的領導能力，請繼續看下去！